La conservación de la información fiscal de las compañías se vuelve relevante en momentos clave, tales como cuando la autoridad inicia facultades de comprobación, al momento de liquidar la sociedad, cuando se transfiere la propiedad de las acciones emitida por esta, o cuando se pretende deducir ciertos activos fijos cuya vida útil es mayor a 5 años, entre otros casos. Pero sobre todo, por la obligación fiscal de conservar dicha documentación conforme al Código Fiscal de la Federación (CFF).

A continuación, enlistamos de manera general, aquella información que la compañía deberá de conservar por todo el periodo de su subsistencia, conforme al artículo 30 del CFF.

• Declaraciones del ejercicio de personas morales.
• Declaraciones de pagos provisionales y mensuales.
• Declaraciones de contribuciones federales (impuestos, aportaciones de seguridad social, contribuciones de mejoras y derechos).
• Acta constitutiva.
• Actas de Asamblea en las que consten aumentos o disminuciones de capital social.
• Actas en Asamblea en las que consten fusiones o escisiones de sociedades.
• Conservar además, la siguiente información relacionada con las fusiones o escisiones: el Estado de Situación Financiera, el Estado de Variaciones de Capital y los papeles de trabajo de la determinación de la cuenta de utilidad fiscal neta (CUFIN) y la cuenta de capital de aportación (CUCA)
• Documentación necesaria para determinar el costo fiscal de acciones, entre otros.
• Determinación de CUCA y CUFIN, Pérdidas fiscales, determinación del costo fiscal de acciones, Dictamen de enajenación de acciones, valuaciones de acciones, determinación de dividendos o utilidades distribuidos, entre otros.
• Constancias que emitan o reciban las sociedades al recibir o distribuir dividendos o utilidades.
• Información y documentación necesaria para implementar los acuerdos alcanzados como resultado de procedimientos de resolución de controversias contenidos en los tratados para evitar la doble tributación.
• Contratos de asociación en participación.

Adicionalmente, consideramos que vale la pena analizar cada caso en particular, como pudiera ser la documentación de ciertas operaciones relevantes, como puede ser la adquisición, la capitalización o importación de activos fijos relevantes en la sociedad, estados de cuenta bancarios, estados financieros y asientos contables que sustenten los movimientos de capital plasmados en las Actas de Asamblea señalados anteriormente, los papeles de trabajo de las declaraciones que soporten pérdidas fiscales para impuesto sobre la renta que se amorticen, entre otros.

Finalmente, recordar que la contabilidad (registros contables, libros contables, sistemas, controles de inventarios, documentación comprobatoria, entre otros) deberá de conservarse por un periodo de 5 años o incluso mayores. Este análisis será parte de otro Flash Fiscal.

Puedes consultar el contenido del artículo 30 del CFF en la siguiente liga:

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